Матрица Эйзенхауэра и техника помидора: как расставить приоритеты и не выгореть

Список дел растёт, всё кажется срочным, вечером вы понимаете, что сделали мелочи, а главное опять осталось. Вы слышали про матрицу Эйзенхауэра и технику помидора и хотите попробовать, но не знаете, с чего начать и поможет ли это, или вы снова будете чувствовать себя виноватым.

1Что говорят исследования об управлении временем

Известно не так много, и это стоит сказать сразу. По сводному анализу, умение управлять временем умеренно связано с лучшей работой, учёбой и самочувствием и с меньшим напряжением; на удовлетворённость жизнью оно влияет даже сильнее, чем на результаты работы¹. Это не значит, что есть один правильный метод: подходит тот, которым вы реально пользуетесь¹.

Конкретные методики расстановки приоритетов, в том числе матрицу и технику помидора, между собой не сравнивали. Поэтому разумно относиться к ним как к удобным подпоркам, а не как к доказанным лекарствам. Если одна не идёт, это не значит, что вы «неправильный», просто поменяйте инструмент.

2Матрица Эйзенхауэра

Идея простая. Все дела вы делите на четыре группы по двум признакам: важное или нет, срочное или нет.

Первая группа: важное и срочное. Это то, что горит и имеет значение: сдать отчёт сегодня, отвезти ребёнка к врачу. Делайте сразу. Вторая: важное, но несрочное. Здоровье, отношения, учёба, обдумывание целей. Именно сюда уходит жизнь, но руки не доходят. Планируйте время заранее. Третья: срочное, но неважное. Чужие просьбы, часть писем, звонков. Передайте, сократите или ответьте коротко. Четвёртая: ни важное, ни срочное. Лента новостей, лишние чаты. Уберите или оставьте на время отдыха.

Как это делать. Выпишите все дела на бумагу, не думая. Затем рядом с каждым поставьте букву: А (важно, срочно), Б (важно, не срочно), В (срочно, не важно), Г (ни то ни другое). Затем выберите на день одно-два дела из А и одно из Б. Остальное запланируйте или уберите.

3Техника помидора

Это работа короткими отрезками. Вы ставите таймер на двадцать пять минут, работаете над одним делом без отвлечений, затем делаете перерыв на пять минут. После четырёх таких отрезков перерыв длиннее, около двадцати минут. Названа по кухонному таймеру в форме помидора.

Числа можно менять. Если двадцать пять минут вам много, начните с пятнадцати. Если мало, увеличьте. Главное, что вы знаете, что работаете недолго, и перерыв наступит.

По обзору исследований внимания студентов на лекциях, популярное представление, что внимание резко падает через десять-пятнадцать минут, данными не подтверждается: исследований мало, они с недостатками, а сильнее всего внимание зависит от преподавателя². Это не значит, что отвлекаться невозможно: внимание зависит от интереса и подачи². Для вас вывод такой: нет «волшебного» времени концентрации для всех. Короткие отрезки помогают начать и не мучиться, а сколько ваш отрезок на деле, определите по себе.

4Почему методики не всегда помогают

Иногда дело не в планировании, а в том, что задача неприятна или вы не верите, что справитесь. Прокрастинация связана с особенностями задачи и саморегуляции, в том числе с неприятностью задачи и уверенностью в своих силах³. Эти связи не устанавливают причины в отдельном случае³. Если вы сидите над списком и всё равно не начинаете, спросите себя, чего именно вы избегаете: скуки, возможной ошибки, чьей-то оценки.

Психологические вмешательства в среднем давали небольшое уменьшение слова участников откладывания дел по сравнению с неактивным контролем⁴. Для подгруппы когнитивно-поведенческой терапии эффект был умеренным, но расчёт основан только на трёх работах⁴. Нет метода, который избавляет от откладывания дел навсегда⁴. В одном испытании структурированная интернет-программа когнитивно-поведенческой терапии уменьшала слова участников откладывание по сравнению с листом ожидания как с поддержкой, так и без неё⁵. Это не гарантирует результат любого онлайн-курса⁵.

5Как не выгореть

Приоритеты помогают, когда они оставляют место отдыху. Ощущение, что дела недели не закончены, усиливало прокручивание мыслей о работе и ухудшало сон в выходные, сильнее при высоких ожиданиях руководителя⁶. Это не значит, что всё нужно доделывать до выходных: помогает записать, что осталось, и отпустить⁶. Поэтому в конце рабочего дня выпишите незавершённое и первое действие на завтра. Планируйте перерывы и выходные так же, как задачи. Если матрица каждый раз показывает «всё срочное и важное», проблема не в списке, а в нагрузке, и разговор с руководителем или пересмотр обязательств важнее техники.

6Что мешает

7Когда нужен специалист

Если откладывание дел сопровождается тоской или потерей интереса, это стоит обсудить со специалистом, так как ВОЗ рекомендует обращаться за помощью при симптомах депрессии. Если вы не можете начать даже малое, просыпаетесь без сил, потеряли интерес к привычному, поговорите с врачом или психологом.